Effizienztipp 1

Aus unserem Seminar Zeit fürs Wesentliche – Selbstmanagement für einen klaren Kopf

Ein Ziel von Zeit fürs Wesentliche ist es, einen vollständigen Überblick über alle Projekte und Aufgaben zu erhalten – auch über die Aufgaben, die in Form von E-Mails auf Sie zukommen.

Deshalb ist es eine gute Idee, den E-Mail-Posteingang alle 24 bis 48 Stunden leer zu bekommen. Die einfachste Variante, wie Sie das tun können, ist die Drei-OrdnerMethode.

Die Drei-Ordner-Methode

Legen Sie drei Ordner im Posteingang an:

  • einen Ordner für Aufgaben,
  • einen für Dinge, die Sie nachverfolgen wollen, und
  • einen Ordner zur Ablage.

E-Mails, mit denen nichts zu tun ist, können Sie direkt in die Ablage verschieben oder löschen. Da die Suchfunktionen in Mailprogrammen mittlerweile sehr gut funktionieren, brauchen Sie keine Unterordner anzulegen.

E-Mails, mit denen noch etwas zu tun ist, verschieben Sie in den Order „Aufgaben“. Pro-Tipp: Schreiben Sie die Aufgabe in die Betreffzeile, dann wird der Ordner automatisch zu einer klar strukturierten To-Do-Liste. Es mag Sie überraschen, doch Sie können die Betreffzeilen von erhaltenen E-Mails ändern!

Im Ordner „Nachverfolgen“ speichern Sie gesendete E-Mails mit Aufgaben, die Sie an andere delegiert haben. Oder Sie verschieben dorthin E-Mails, bei denen Sie noch auf Informationen oder ein Ergebnis warten, wie zum Beispiel Bestellbestätigungen.

Die beiden Ordner „Aufgaben“ und „Nachverfolgen“ regelmäßig durchsehen. So haben Sie den perfekten Überblick über Ihre E-Mails.
Mehr Tipps für eine optimale Selbstorganisation bekommen Sie und Ihr Team in unserem Seminar Zeit fürs Wesentliche – Selbstmanagement für einen klaren Kopf.

Und jetzt viel Spaß beim Ausprobieren!