Zusammenfassung: Du arbeitest fokussierter und schneller, wenn du: 1. Regelmäßig „stille Stunden“ planst für anspruchsvolle Aufgaben 2. Alle potenziellen akustischen und optischen Störquellen ausschaltest 3. Konsequent deine geplanten Zeiten schützt.

Hast du dich schon einmal sagen hören: „Ich habe alles Mögliche heute gemacht, nur nicht das geschafft, was ich vorhatte.“?

Neben hohem Termin- und Leistungsdruck und der gleichzeitigen Bearbeitung verschiedener Aufgaben gehören ständige Unterbrechungen zu den Hauptstressfaktoren im Beruf (siehe BAUA Stressreport 2019).

Unterbrechungen kosten Zeit und Konzentration

Wenn du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest und wirst darin unterbrochen, kostet es dich nicht nur die Zeit der Unterbrechung selbst. Du wirst vor allem aus deiner Konzentration gerissen, benötigst wieder eine neue Anlaufzeit und brauchst für deine Aufgabe insgesamt deutlich länger (im Zeitmanagement bekannt als sogenannter Sägezahneffekt). Auch die Fehleranfälligkeit nimmt zu.

Mit jeder Störung steigt der Adrenalinspiegel – vor allem, wenn du unter Zeitdruck arbeitest. Bis du dann so gestresst und nicht mehr konzentrationsfähig bist, dass du die Arbeit auf morgen verschiebst.

Hier kommen drei Tipps für dich, wie du ungestörter und entspannter arbeiten kannst:

Tipp 1: Stille Stunden planen

Trage dir regelmäßig feste Zeiten/Termine ein für die durchgehende Bearbeitung anspruchsvoller Aufgaben, die ungestörte Ruhe verlangen – idealerweise dann, wenn du dein persönliches Leistungshoch hast.

Reserviere dir zusätzlich feste Zeiten für die Bearbeitung deiner Aufgabenliste und für die Beantwortung von E-Mails. Wenn du weißt, dass du später fokussiert deine Mails liest und beantwortest, fällt es dir leichter, nicht jede Mail sofort bearbeiten zu wollen.

Tipp 2: Mögliche Unterbrechungsquellen ausschalten

Schalte dein Telefon aus oder stelle es auf lautlos. Plane deine Zeiten für Telefonate/Rückrufe ebenfalls fest ein. Schließ Dein Mailprogramm in dieser Zeit und schalte automatische optische und akustische Benachrichtigungen aus.

Überleg dir, welche Signale du nach außen setzen kannst in Richtung deiner Kollegen oder deiner Familie (wenn du zu Hause arbeitest), z. B. durch eine Ampel auf dem Schreibtisch im Großraumbüro (grün: ich bin ansprechbar, gelb: nur in dringenden Fällen, rot: bitte nicht stören), durch die geschlossene Tür oder durch Kopfhörer auf den Ohren. Kommuniziere klar dein Bedürfnis nach Ungestörtsein und die Art, wie du dies signalisieren wirst, damit du in Ruhe arbeiten kannst.

Tipp 3: Konsequent sein

Plane konsequent und erteile dennoch auftretenden Unterbrechungen freundlich und bestimmt eine Absage, z. B. „Jetzt nicht, gerne in zwei Stunden, wenn ich hiermit fertig bin.“ Deine Konsequenz hilft auch deinem Umfeld, sich an die Veränderungen zu gewöhnen und diese zu respektieren.

Du wirst sehen, um wieviel entspannter und erfolgreicher du arbeitest, wenn du diese Tipps für dich umsetzt.

Fragen an dich:

• Wie planst du bisher deine Zeit?
• Wie konsequent schützt du deine Zeitpläne?
• Wann fällt es dir schwer, konsequent zu bleiben? Wovon lässt du dich vielleicht auch gerne ablenken?

Nutze diese Fragen für dich selbst zum Reflektieren oder erzähle davon in den Kommentaren. Ich bin neugierig, wie du mit den Tipps zurechtkommst.

Teile diese hilfreichen Tipps gerne mit Menschen in deinem Umfeld.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Anja Hoffmann