Zusammenfassung:

Auf was solltest du achten, damit du gelesen wirst? Wie vermeidest du nervige Rückfragen und Missverständnisse? Ein guter Schreibstil ist der Schlüssel zum Erfolg. Mit diesen einfachen Sofortmaßnahmen kannst du sofort klarer und lebendiger schreiben.

Du schreibst klar und verständlich, wenn du

1. deinen Text von allem unnötigen Begleitrauschen befreist und direkt auf den Punkt kommst.
2. deine Botschaft anschaulich und lebendig rüberbringst.

Kennst du das? Du musst noch schnell einen Text verfassen, aber es will dir nicht so recht gelingen, ins Schreiben hineinzukommen. Du setzt mehrmals an und brichst wieder ab. So zieht sich das Schreiben unerträglich lange hin…  Oder dir fällt im Nachhinein auf, dass einige deiner Sätze holprig klingen oder schwer zu verstehen sind.

Viele Umfragen haben gezeigt, dass ein Großteil aller Büroarbeitenden das Schreiben als unangenehm empfindet oder mit dem eigenen Schreibprodukt unzufrieden ist.

Grammatikalisch richtiges ist nicht unbedingt verständliches Schreiben

Aber woran liegt das? Rechtschreibung und Grammatik haben wir zwar in der Schule gelernt, aber wie verfasst man verständliche Gebrauchstexte? Darum geht es in der Schule meistens weniger. Dabei ist das doch genau eine Fertigkeit, wie wir sie im beruflichen Alltag ständig brauchen.

Schreiben ist eine Kernkompetenz. Sie entscheidet über die Qualität unserer Arbeit: Wir müssen unsere Ergebnisse präzise und verständlich an andere kommunizieren – ohne Reibungsverluste und zeitraubende Rückfragen.

4 Dimensionen für verständliches Schreiben und einer klaren Sprache

Die gute Nachricht: Schnell und verständlich schreiben ist ein Handwerk, das sich in überschaubarer Zeit erlernen lässt. Die wichtigsten Schreibregeln lassen sich in vier Dimensionen verständlichen Schreibens einordnen:

• Kürze/Prägnanz
• Einfachheit
• Gliederung/Ordnung
• Lebendigkeit/Anschaulichkeit

Was sagt der Experte: Joseph Pulitzer?

Diese Faktoren sind für ein gutes Textverständnis am wichtigsten – oder prägnant, klar und bildhaft auf den Punkt gebracht:

• Was immer du schreibst – schreibe kurz, und sie werden es lesen,
• schreibe klar, und sie werden es verstehen,
• schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.

So hat es der Journalist und Herausgeber Joseph Pulitzer formuliert, der den berühmten Pulitzer-Preis für herausragende journalistische Beiträge gestiftet hat.

Kurz, klar und bildhaft – aber was bedeutet das konkret? Wie schreibt man z.B. kurz und prägnant?

So schreibt man kurz und prägnant!

Beispiel schlecht:

Im Zentrum unserer Bemühungen steht die Aufgabe der Realisierung einer Umsatzsteigerung, deren Erreichbarkeit in Abhängigkeit zur rechtzeitigen Entwicklung eines neuartigen Kundenmodells steht.

Beispiel gut:

Wir werden den Umsatz nur steigern können, wenn wir rechtzeitig ein neues Kundenmodell entwickeln.

Der Satz ist jetzt deutlich kürzer, aber auch prägnanter. Vorteil: Wenn du den unnötigen Ballast streichst, tritt das, was du sagen willst, deutlicher hervor.

Verwende viele Verben!

Wahrscheinlich hast du bemerkt, dass der erste Beispielsatz ziemlich hölzern klang. Woran liegt das? Im ersten Satz stecken neun Substantive. Einige davon sind substantivierte Verben. Wenn du sie in Verben rückverwandelst – wie im zweiten Satz – dann klingt der Satz viel lebendiger und ist auch leichter zu verstehen.

Aktiv- oder Passivsatz?

Eine weitere Möglichkeit, die du ohne Aufwand sofort umsetzen kannst: Verwende möglichst viele Aktivsätze!

Das Passiv hat einen schlechten Ruf. Und tatsächlich gibt es einige Passivkonstruktionen, die das Lesen unnötig erschweren. Dennoch sollte auf das Passiv nicht generell verzichtet werden. Du solltest dir aber im Klaren sein, in welchen Fällen du das Passiv verwenden willst – und in welchen nicht.

Sätze können im Aktiv oder im Passiv stehen. Ihre jeweilige Verwendung ist klar geregelt:

• Passivsätze betonen eine Handlung oder einen Zustand.
• Aktivsätze betonen, wer der Handelnde ist oder wer einen Zustand herbeigeführt hat.

Passivsätze verwendest du beispielsweise, wenn es unwichtig oder unerheblich ist, wer die Handlung verursacht. Da im Passiv der Handelnde nicht genannt werden muss, wird es oft verwendet, um Handlende oder Verursacher zu „verstecken“:

• Weitere Sozialkürzungen werden umgesetzt werden müssen.

Man erfährt nicht, wer diese Prognose abgibt. Der Eindruck wird erweckt, dass es sich um eine objektive oder alternativlose Notwendigkeit handelt. Ein weiterer Nachteil des Passivs: Generell wirkt es eher unpersönlich. Besonders deutlich wird dies beispielsweise an Formulierungen wie:

• Es wird angeordnet, dass …
• Sie werden dringend aufgefordert …

Im Aktivsatz wirkt die Ansprache persönlicher:

• Wir möchten Sie dringend bitten …

Das Aktiv wirkt persönlicher und lebendiger.

• Das Problem kann von uns gelöst werden!

Kürzer und tatkräftiger:

• Wir lösen das Problem!

Wichtig:

Wenn du deinen Text für Internet-Suchmaschinen optimieren willst (SEO), minimiere die Anzahl der Passivsätze! Ein hoher Anteil von Passivsätzen wird von den Suchmaschinen „abgestraft“.

Dies sind nur einige Sofortmaßnahmen, wie du ohne großen Aufwand verständlicher schreiben kannst.

Die meisten Stolperfallen beim Schreiben verstecken sich aber in der internen Struktur der Sätze. Die deutsche Grammatik erlaubt viele Varianten, wie wir einen Satz aufbauen können. Allerdings sind nicht alle erlaubten Möglichkeiten für die Lesenden auch leicht verständlich. Aber auch hier gibt es eine überschaubare Anzahl von Regeln, die dir helfen können, klar und deutlich zu schreiben. Darüber schreibe ich dann im nächsten Effizienztipp.

Fragen an dich:

• Schiebst du das Schreiben von Texten auch oft auf?
• Schaffst du es Informationen auf den Punkt zu bringen?
• Was für ein Schreibtyp bist du? (Test bei den weiterführenden Infos)

Teile deine Erfahrungen gerne mit anderen Leser*innen der Effizienztipps. Schreibe deinen Vorschlag einfach in die Kommentare! Vielen Dank!

Wenn du diesen Beitrag nützlich fandest und dir liebe Menschen einfallen, für die diese Tipps vielleicht hilfreich sind, bitte gerne weiterleiten oder teilen!

Viel Erfolg beim Schreiben mit diesen einfach Tricks!

Holger Schmidt