Zusammenfassung: Auf einen Blick Daten beurteilen (Tipp 1); ohne großen Aufwand Diagramme und Tabellen anfertigen (Tipp 2); Formeln leicht übertragen und fortlaufende Nummern und Daten erstellen (Tipp 3); die wichtigsten Excelkürzel für ein effektives Arbeiten immer parat haben (Tipp 4).

Du möchtest effizient mit Excel arbeiten und schneller Daten analysieren sowie anschaulich darstellen? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für dich! Am besten öffnest du gleich Excel, damit du die Tipps direkt ausprobieren kannst. Denn über diesen Weg wirst du dir diese Tipps viel besser merken und anwenden können.

Effizient mit Excel arbeiten (Tipp 1): Nutzen und erweitern der Statusleiste

Vielen ist die Statusleiste am unteren rechten Bildrand bekannt (siehe roter Kasten). Jedoch wird ihr Potenzial, Daten auf einen Blick analysieren und beurteilen zu können, oft unterschätzt.

Um die Statusleiste zu bearbeiten und zu erweitern, machst du diese als erstes sichtbar. Dies geschieht, indem du zuerst die zu analysierenden Daten, wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt, mit der Maus markierst.

Die markierten Felder erscheinen nun am unteren Bildschirmrand in deiner Statusleiste.

Anfangs besteht diese meistens nur aus der Zellenanzahl- und Summenanzeige. Jedoch hast du die Möglichkeit durch einen einfachen Rechtsklick auf die Statusleiste, diese zu erweitern. Wenn du rechts geklickt hast, erscheint folgendes Fenster (Die gesetzten Hacken zeigen an, welche Funktionen bereits aktiviert sind):

Du kannst nun durch ein individuelles Klicken auf die einzelnen Formeln, wie beispielsweise Mittelwert(), Anzahl(), Min(), Max(), diese zur Statusleiste hinzuzufügen.

Sobald du Zellen in Excel markierst, werden diese in der Statusleiste hinzugefügten Formeln automatisch berechnet und liefern nützliche Informationen. Die Statusleiste trägt somit dazu bei, dass du Werte auf einen Blick analysieren und beurteilen kannst.

Effizient mit Excel arbeiten (Tipp 2): Nutzen der Schnellanalyse-Funktion

Wenn du bestimmte Datensätze schnell in einer Tabelle oder in Form eines Diagrammes darstellen möchtest, nutze einfach die Funktion Schnellanalyse. Dazu markierst du die entsprechenden Daten. An der unteren rechten Ecke erscheint nun das Symbol „Schnellanalyse“.

Mit einem Klick auf dieses kannst du zwischen verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten deiner Daten wählen und erhältst unter anderem automatisch, erstellte Tabellen und Diagramme.

Effizient mit Excel arbeiten (Tipp 3): Automatische Übertragung von Formeln und die Erstellung von fortlaufenden Nummern und Daten

Du hast eine Formel erstellt und möchtest diese, wie im nachfolgenden Beispiel dargestellt, auf andere Zellen übertragen?

Klicke zuerst auf die Zelle, welche die zuvor erstellte Formel enthält. In der unteren rechten Ecke der Zelle siehst du ein kleines Viereck. Um die Formel auf eine andere Zelle zu übertragen, musst du mit der Maus das kleine Viereck gedrückt halten und auf die gewünschte Zelle ziehen, auf die die Formel übertragen werden soll. In unserem Beispiel ist dies die rechte Zelle.

Beachte bitte, dass diese Funktion nur auf Zellen übertragen werden kann, die neben oder unter der „verformelten“ Zelle liegen. Ist dies der Fall, kann mit diesem Trick die Formel auch auf weitere Zellen innerhalb der Zeile übertragen werden (siehe nachfolgendes Beispiel).

Dieses Prinzip des Übertragens durch das Gedrückt halten und Ziehen der unteren rechten Ecke einer Zelle kannst du auch für die Erstellung von fortlaufenden Nummern und Daten verwenden (siehe nachfolgende Beispiele).

Fortlaufende Nummern:

Fortlaufende Daten

Effizient mit Excel arbeiten (Tipp 4): Die wichtigsten Tastenkombinationen

Wahrscheinlich nutzt du schon einige Tastenkombinationen wie beispielsweise Strg-C (fürs Kopieren) oder Strg-V (fürs Einfügen) und erleichterst dir schon die Arbeit mit Microsoft-Office-Produkten.

Doch auch speziell für Excel kannst du dir bestimmte Kürzel aneignen, um dich sicher und schnell durch Zellen zu bewegen und Formeln einfügen zu können.

Hier die wichtigsten Tastenkombinationen auf einen Blick:

• Strg-Pfeiltaste runter/rauf: Springt zur obersten, bzw. untersten (gefüllten) Zelle der ausgewählten Spalte
• Strg-Pfeiltaste links/rechts: Springt zur (gefüllten) Zelle ganz links, bzw. rechts der ausgewählten Spalte
• Strg-Shift-Pfeiltaste runter/rauf: Markiert alle Zellen unter-, bzw. oberhalb der ausgewählten Zelle
• Shift-F11: Erstellt ein neues Datenblatt innerhalb der Arbeitsmappe
• F2: Öffnet die ausgewählte Zelle in der Bearbeitungsleiste
• Strg-T: Daten in eine Excel-Tabelle umwandeln
• Strg-F: Suchfenster öffnen

Fragen an dich:

• Welche Excel-Tipps könntest du anderen geben?

• Waren bei den vorgestellten Tipps ein paar neue Impulse für dich dabei?

• Nutzt du schon viele Tastenkombinationen und welche sind für dich die hilfreichsten?

Teile deine Erfahrungen gerne mit anderen Leser*innen der Effizienztipps. Schreibe z. B. deine Tipps und generell Best Practice für Excel einfach in die Kommentare! Vielen Dank!

Wenn du diesen Beitrag nützlich fandst und dir liebe Menschen einfallen, für die diese Tipps vielleicht hilfreich sind, bitte gerne weiterleiten oder teilen!

Viel Spaß beim einfachen Arbeiten mit Excel!

Jonathan Müllenmeister