3 Tipps, die deine Arbeit mit Outlook viel effizienter machen und dir Überblick über deine E-Mails und Aufgaben verschaffen

E-Mails in Outlook - Mann an Laptop

Zusammenfassung: Für eine gute Selbstorganisation ist es wichtig, den Posteingang regelmäßig zu leeren und einen Überblick über alle Aufgaben zu bekommen, die per E-Mail gekommen sind. Zwei Tricks helfen dabei: E Mails in Outlook-Aufgaben verwandeln oder eine To-do-Liste direkt aus E-Mails anzulegen. Um konzentriert arbeiten zu können, ist es entscheidend, Ablenkungen zu eliminieren. Tipp 3: Stell die Outlook-Benachrichtigungen ab!

Wenn ich in meinen Selbstorganisationsseminaren frage, was den Teilnehmenden am meisten Bauchschmerzen bereitet, ist „E-Mails“ die mit Abstand häufigste Antwort.

Vielen fällt es schwer, den Überblick über ihren Posteingang zu behalten und eine gute Ordnung für E-Mails zu finden. Das hat vielleicht damit zu tun, dass das Wissen darum irgendwie vorausgesetzt wird, aber in Schule, Studium oder Ausbildung fast niemand beigebracht bekommt, wie das am besten geht.

Eine Voraussetzung für den vollen Überblick über E-Mails ist es, den Posteingang alle 24 bis 48 Stunden zu leeren. Ja, du hast richtig gelesen: leeren. Alles muss raus! 

Da „leeren“ nicht dasselbe ist wie „abarbeiten“, stellt sich die Frage, wohin mit den E-Mails, mit denen noch etwas zu tun ist? Hier schlage ich zwei Wege vor, wie du sicherstellen kannst, dass nichts verloren geht.

Wenn du mit Outlook-Aufgaben arbeitest, kannst du E-Mails in Outlook-Aufgaben „verwandeln“, und wenn du nicht mit Outlook-Aufgaben arbeiten willst, kannst du eine To-do-Liste auch direkt aus E-Mails anlegen.

E-Mails in Aufgaben „verwandeln“

Um eine E-Mail in eine Aufgabe zu verwandeln,

  • die E-Mail im Posteingang auswählen,
  • mit der rechten Maustaste anklicken und
  • bei weiterhin gedrückter Taste in den Bereich „Aufgaben“ in Outlook ziehen.
  • Hier öffnet sich ein Kontextmenü:

Screenshot aus Outlook zum Thema Aufgaben erstellen aus E-Mails

  • Die gewünschte Variante auswählen.

Bei allen Varianten wird der Betreff der E-Mail als Betreff der Outlook-Aufgabe übernommen. Deshalb solltest du in allen drei Varianten die Betreffzeile ändern, und darin deine Aufgabe klar formulieren.

Hier noch ein Überblick, was die Menüpunkte genau bedeuten:

Erklärung für das Kontextmenü, mit dem In Outlook E-Mails in Aufgaben verwandelt werden können

Eine To-do-Liste direkt aus E-Mails anlegen

Wer die Outlook-Aufgaben nicht verwenden möchte, kann mit dem Drei-Ordner-Modell arbeiten. Dazu legst du unter deinem Posteingang drei Ordner an: einen für Aufgaben, einen für Dinge, die du nachverfolgen möchtest, und einen für die Ablage. In die Kategorie „Ablage“ gehören nur E-Mails, die du sicherheitshalber aufheben willst, also keine E-Mails, mit denen noch etwas zu tun ist.

E-Mai-Posteingang, darunter drei Ordner, daneben ein leeres Outlook-Postfach

Jetzt kommt der Clou: Damit die E-Mails, die du in den Ordner „Aufgaben“ verschiebst, nicht nur eine unübersichtliche Sammlung sind, sondern eine echte To-do-Liste ergeben, kannst du die Betreffzeilen der E-Mails einfach überschreiben.

Das geht wirklich! Du kannst die Betreffzeilen von E-Mails, die du empfangen hast, überschreiben, obwohl sie ausgegraut sind. Das können sich viele nicht vorstellen, darum habe ich es hier kurz abgefilmt.

Unabhängig davon, ob du lieber mit Aufgaben oder einer To-do-Liste direkt aus E-Mails arbeitest, habe ich aber noch einen Tipp für dich, der dir hilft konzentriert zu arbeiten:

Stell die E-Mail-Benachrichtigungen ab!

Damit meine ich nicht nur die Pop-up-Benachrichtigungen, die angezeigt werden, wenn eine neue E-Mail ankommt, wo meistens Absender*in und Betreff zu sehen sind, sondern auch das kleine Umschlagsymbol, das bei Windows in der Taskleiste angezeigt wird. Denn auch das ist eine Ablenkung.

Diese Einstellungen findest du in den Optionen.

Im Menüband die Registerkarte „Datei“ wählen und dort auf „Optionen“ klicken:

Screenshot aus Outlook, Menü "Datei"

Dadurch öffnet sich folgende Ansicht, die weiter unten noch im Detailausschnitt eingefügt ist:

Screenshot aus Outlook unter Optionen, Abschnitt "E-Mail"

Im Navigationsbereich links auf „E-Mail“ klicken und dort im Bereich „Nachrichteneingang“ alle Häkchen entfernen:

Ausschnitt aus einem Outlook-Screenshot zum Abstellen der E-Mail-Benachrichtigungen

Fertig!

Fragen für dich:

  • Mit welcher Methode bekommst du deinen Posteingang am schnellsten leer?
  • Wie gut kennst du die Software, mit der du täglich arbeitest? Wie könntest du effizienter damit arbeiten?

Wenn du diese Tipps nützlich fandst und dir liebe Menschen einfallen, für die es gerade wichtig wäre, sie zu bekommen, bitte weiterleiten!

Falls du es noch nicht getan hast, kannst du die monatlichen Effizienztipps hier abonnieren:

Autorin des heutigen Effizienztipps:

Die Expertin für Selbstorganisation gibt Tipps zur Selbststeuerung und wie man Kontrolle über Projekte und Aufgaben gewinnt. Sie teilt Wissen zum effizienten Umgang mit E-Mails, zeigt, wie der Schreibtisch leer wird, und bringt ab und an ein bisschen „Nerdkram“ ein. Ihr Seminar Zeit fürs Wesentliche findest du hier.

Ulrike Heiß

Weiterführende Infos

  1. Diese Outlook-Tipps kommen aus meinem Seminar Zeit fürs Wesentliche. Darin erläutere ich grundlegende Konzepte der Selbstorganisation, gebe aber auch ganz viele praktische Alltagstipps.
  2. In meinen Kursen zeige ich diese Tipps in Outlook, weil es das am weitesten verbreitete Tool ist. Ich habe mir aber von Teilnehmenden sagen lassen, dass das z.B. in Lotus Notes und Thunderbird sehr ähnlich funktioniert.
  3. Dieser Artikel ist der erste in einer Reihe von Praxistipps. Wir freuen uns über Anregungen, in welchen Bereichen du dir weitere Tipps wünschst. Du kannst sie in die Kommentare schreiben oder eine E-Mail schreiben an info@e3trainings.de.  
Ulrike Heiß

Ulrike Heiß

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